Informe de la reunion
del Comité Ejecutivo del 14/06/2002

La reunion fue dirigida por Alberto Cartagena de Deportivo Peru.

Aqui los puntos tratados.

Orden del dia

• Informe CE 
• Informes CT
• Presentacion del Contador Sr REYES
• Carta de Solido norte
• Informe del envio 
• Entrega de recepices
• Mecanismos de Funcionamiento del Comite
• Rencuentro de España
• Nota de prensa

1) Informe del CE

LOCAL:  Se informa sobre el fax y se ve el aspecto de la seguridad. 2 agencias contactadas oralement  pero nada escrito. 

• Se propone combinar los dos aspectos: Empresa de seguridad y refuerzo con un Servicio interno
• Se propone tambien que las asociaciones paguen 150 euros por asociacion
• Se contratarian 4 agentes profesionales y renforzados por un agente interno por asociacion 

2) Informe de las CT 

Se recuerda  que en la publicidad solo aparecera el nombre del comite. En ningun caso la lista de las asociaciones

 

Comision	Funcion	Miembros
Cultural	(Proponer actividades culturales y ejecutar aquellas que han sido validadas por el comite coordinador)   Se constata una cierta cacofonia en la comision de cultura.  Wilfredo propone un programa y Boris otro.  Tienen que volver a trabajar juntos y presentar una sola proposition que sera analyzada en la proxima reunion.	Asociacion Sociocultural de Artistas Asociacion FrancoPeruana Chavin de Huantar LatinoAmerica Sexto Continente  Resistencia
Deportivo	(Proponer actividades deportivas y organizar aquellas que han sido validadas por el comite coordinador)   Alberto Cartagena señala que se realizara solamente fulbito con cuatro equipos.  Tambien señala que la comisiojn definira por escrito las bases internas para la organisacion del torneo	Deportivo Peru  Peru Unido
Economia	(Se encarga de la gestion financiera del comite y rinde cuentas a cada reunion del comite coordinador)   Claudia informa que  ya  firmo el contrato con Western Union quien participa tambien con dos rifas de un valor que va de 100 a 150 euros cada una. Tambien indica que WU podria regalar 30 polos que podrian ser utilizados por los organizadores prévio estampado en interno. Por ultimo WU daria gorritas y pañueletas. WU aficharia  3 banderolas de  3m x 70cm y que llevaran su estante Se decidio que el giro de la participacion financiera de WU sera efectuada a la cuenta de la Asociacion Peru Unido Para la publicidad dieron un logo en CD para ponerlo  en cada afiche Se indica que se debe hacer un presupuesto de funcionamiento para la proxima reunion. Para ello cada asociacion debe informar a la comision de economia sobre su presupuesto previsional	Peru Unido  Señor de Muruhuay - Paris
Gastronomia y bebidas	(Esta comision se encarga de coordinar con los diferentes grupos que ofreceran comidas y bebidas afin de que se ofresca una variedad gastronomica y de bebidas representativas de nuestro pueblo)   Violeta indica que Heineken ha sido contactado pero que indica que no puede comprometerse. Violeta sugiere que se pase por una empresa o comprar en  un supermercado. Kronenbourg, tampoco quiere trabajar con las asociaciones. Violeta reitera que seria mejor pasar por un intermediario.  El volumen sera el doble del año pasado. Violeta, pide que el precio de los estantes de gastronomia se rebaje a 150 euros. Ese precio sera mantenido a condicion que traigan sus estantes. Tambien pide que se baje a 75 euros para las asociaciones participantes que quieran estantes Un documento detallado sera propuesto en la proxima reunion	Peru Unido Señor de Muruhuay - Paris
Logistica	(Esta comision se encargara de todos los aspectos logisticos. Notamente el transporte fisico de cosas y el montaje o desmontaje de estantes o escenario por ejemplo.)   El estadio de La Garenne Colombes proportionaria mesas y sillas.  Cada asociacion se hara cargo de su propio estante (el costo seria de 250 franco c/u) No se pudo confirmar si la proposicion de Boris (que ya se retiro ) sobre el equipo de sonido es valida. Marcial Colonia indica que Isabelle Saya es quien  representara a los Hijos de Toma durante su ausencia. Se indico tambien que Ilda espera la decision  para aceptar la proposicion sobre el estrado y sobre la base de 48 m² Se acepta la proposition de dar trabajo a peruanos para hacer la limpieza (previa remuneration). Se estima que se necesitan 4 personas.  Todos estos puntos se trataran en la proxima reunion.	Chavin de Huantar Hijos de Toma (Elegido por mayoria) Resistencia
Relaciones publicas y comunicacion	(Esta comision se encarga de la constitucion de los documentos de prensa, publicidad, etc. Se trata de nuestra voz hacia el exterior.)   Se convino que no se puede comunicar todabia al publico Sin embargo la revista Aqui Peru se a acercado para eventualmente informar. Marco propone convocar a todos los medios de comunicacion  para hacer una conferencia de prensa. El proyecto del Boletin Interno tambien esta en espera de mas decisiones concretas.  Sin embargo ya se han comunicado en los eventos de las diferentes asociaciones participantes.  Se decide que Marco debe sacar, ya, el primer comunicado   El Comite autoriza que Marco sea entrevistado.	Peru Inka S.C.   Resistencia Solido Norte  Remplazado por Chavin de Huantar
Seguridad	(Esta comision se encarga de la seguridad de todo acto que realise el comite. Incluso de las reuniones del comite.)   Luego de informaciones complementarias se estima a 10 el numero de agentes de seguridad Osler indica que el proximo viernes hara una presentacion del plan de seguridad interna y externa. Sin embargo no se tiene nada concreto en terminos presupuestales. Esto es indispensable para poder comunicar	Peru Inka S.C.
Solidaridad	(Esta comision se encargara de la sensibilizacion del publico sobre la necesidad de una solidaridad con los mas necesitados. Se encargaria igualmente de alertar al comite sobre las diferentes catastrofes que podrian ocurrir)   El responsable de la comision indica que presenta su proyecto el viernes proximo.	Peru Posible  Solido Norte
Supervision, cordinacion y apoyo	Las tareas de supervision, de coordinacion y apoyo estara a cargo del Comite Ejecutivo	Los miembros del CE son los representantes elegidos de cada comision y un secretario permanente a cargo de Resistencia

3) Presentacion del Contador Sr REYES

Violeta presenta al Sr ISAC REYES Contador. 

Aqui un resumen de su intervencion:

• Podria ayudar al equipo economico.
• I  REYES indica que tiene que haber transparencia y que esta dispuesto a colaborar y apoyar a la comision economica. 
• Tambien que deberia haberse preveido un presupuesto de cada comision y que dependeria del CE. Considera urgente que se debe hacer las previciones.
• Indica tambien que se deben definir claramente las fuentes de los recursos asi que el destino de lo recaudado
• El tesorero con el presidente por ejemplo deben dar un visado en materia de gasto.
• Hay una cuenta corriente? 
• Las personas deben tener la autorisacion de gastos . Si exeden un monto dado deben pedir autorisacion.
• Dos personas deben visar los gastos : tesorero y presidente por ejemplo
• Hay cosas que tienen que corregirse
• La tesoreria debe presentar un plan de gastos
• Esta dispuesto a coloborar con el CE.
• Llevar libro comptable para controlar da mas seriedad.
• Apoyara a la tesoreria para que la informacion sea uniforme para todo el mundo.
• Podria asesorar en lo economico comptable

Se le agradece su  visita y se pide su apoyo

4) Carta de Solido norte

Solido Norte no se ha presentado y a la fecha actual no ha dado su carta

Se le convocara a la proxima reunion general y se tomaran las decisiones que se impongan

5) Informe del envio

Violeta presenta un dossier completo (que incluye fotos) y da lectura de una carta de recepcion del envio.

6) Entrega de recepicés

A la hora actual solo dos asociaciones  han presentado su recepicé.

Se decide que el 24 de junio se organizara una asamblea general. Sera tambien el ultimo plazo de entrega de los recepicés

Se recuerda que la aplication del Reglamento interno es a partir de la fecha de la aprobacion.

7) Mecanismos de Funcionamiento del Comite

Se recuerda que cada CT tiene un representante oficial. Y es necesario utilizar ese conducto regular

8) Encuentro en España

Algunos miembros del comite informan que se organiza en españa una reunion europea de los concejos de consulta.  

Violeta pregunta si alguien puede participar. 

Marco segnala que nuestra experience es diferente y que habria que prepararse. 

Se propone de analizar el resultado de esa reunion con los informes de aquellos que participaran a titulo individual

9) Nota de Prensa

Se trato en la parte de informes de la Comunicacion

10) Otros puntos tratados

• Sobre la invitacion del Embajador: Ir o no? se decide ir
• Quienes? Proponen el Presidente, el encargado de relaciones Publicas et Isabelle
• Jorge indica que solo 3 personas serian recibidas propone como tercer participante a los artistas
• Luis propone que se debe recibir una carta de invitacion para oficialisar el contacto. Se acepta esperar una carta o un contacto antes de actuar.

Logotypo: Se aprueba el logotypo presentado por Marco  para proponer en asamblea general

La proxima reunion es una Asamblea General el lunes 24 junio 2002  a las  19h00

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